中小企業 Email 範本庫：12 種常用商用信，複製即用
做生意每天都在寫同樣的信——回報價、婉拒、催款、道歉、確認預約。這裡整理了 12 種最常用的商用 email 範本，語氣都調成客氣又不失專業，點「複製」就能貼到信箱改兩個字送出。建議收藏這頁，需要時直接來抓。
你現在要處理哪種情況？
這個分類還沒有範本，我們會持續補上。
1. 回覆客戶詢價
情境：客人來信問價格／方案
王先生您好，
感謝您的來信詢問。附上本次的報價明細如下：
・項目：[品項／服務]
・數量：[數量]
・單價：[金額]，總計 [金額]（未稅）
數量 50 以上另有優惠，也歡迎再與我討論。若確認無誤，我們可安排後續。
祝 順心
[你的名字／店名]
2. 客氣婉拒（報價太低／不接單）
情境：對方預算或需求不合，想禮貌拒絕
您好，
謝謝您想到我們，也很感謝您的說明。這次的需求與我們目前能提供的條件不太吻合，恐怕無法承接，還請見諒。
若日後有其他合作機會，非常歡迎再與我們聯繫。祝您順利。
[你的名字／店名]
3. 客氣催款提醒
情境：款項逾期，想提醒又不想傷和氣
您好，
想跟您確認一下，[品項／服務] 的款項（金額 [金額]，發票／單號 [編號]）付款期限為 [日期]，目前系統尚未顯示入帳。
可能是作業上的時間差，再麻煩您撥空確認。若已完成付款，還請忽略此信，謝謝您。
[你的名字／店名]
4. 出貨／可取貨通知
情境：商品備好，通知客人
您好，
您訂購的 [品項] 已經備好囉！
・取貨方式：[到店自取／宅配，單號 XXXX]
・[自取者] 營業時間：[時段]
有任何問題都可以直接回覆這封信或來訊。謝謝您的支持，期待您收到後喜歡！
[你的名字／店名]
5. 缺貨／延遲道歉
情境：無法準時供貨，需誠懇說明
您好，
非常抱歉要跟您說明，您訂購的 [品項] 因 [原因]，預計會延後至 [日期] 才能出貨，造成您的不便，我們深感抱歉。
若您方便等候，我們會第一時間為您安排；若您希望取消或改單，也完全沒問題，請告訴我們。再次向您致歉，謝謝您的體諒。
[你的名字／店名]
6. 預約確認
情境：確認客人的預約時間
您好，
已為您確認以下預約：
・日期時間：[日期] [時段]
・人數／項目：[內容]
・地點：[地址]
當天如需調整，再麻煩提前告知。期待為您服務，謝謝您！
[你的名字／店名]
7. 客訴回應（先安撫再處理）
情境：客人不滿意，需要專業地回應
您好，
首先，很抱歉這次的經驗讓您感到不愉快，也謝謝您願意讓我們知道。
關於 [問題]，我們會立即了解狀況並在 [時間] 前給您具體的處理方式。您的意見對我們很重要，我們一定認真改進。
再次向您致歉，也謝謝您給我們改善的機會。
[你的名字／店名]
8. 感謝惠顧＋回購邀請
情境：消費後的貼心追蹤
您好，
謝謝您這次的支持！希望 [品項] 有讓您滿意 😊
小小心意：憑這封信，下次消費可享 [優惠]，有效期至 [日期]。期待很快再見到您！
[你的名字／店名]
9. 合作邀約的回覆
情境：有人來談合作，想先禮貌接洽
您好，
謝謝您的來信與提案，我們對這次的合作很有興趣。
方便的話，能否再提供 [需要的資訊：預算範圍／時程／合作形式]？收到後我們會盡快評估並回覆您。期待與您進一步討論，謝謝！
[你的名字／店名]
10. 請對方補資料
情境：需要客人提供資訊才能往下
您好，
為了幫您安排 [事項]，還需要跟您確認以下資訊：
・[項目 1]
・[項目 2]
方便的話，再麻煩您回覆這封信提供，我們收到後就會立刻為您處理。謝謝您！
[你的名字／店名]
11. 暫停營業／公休通知
情境：休假、盤點、活動需公告
您好，
跟您預告，本店將於 [日期] 至 [日期] 暫停營業（[原因，如內部整理／連假]），[日期] 起恢復正常營業。
這段期間的來信我們會在復業後盡快回覆，急件請 [電話／其他方式]。造成不便敬請見諒，謝謝您！
[你的名字／店名]
12. 詢問滿意度／請求評價
情境：想收集回饋或 Google 評論
您好，
謝謝您先前的支持！想請問這次的 [品項／服務] 使用起來還順利嗎？有任何想法都歡迎直接回覆讓我們知道。
如果您覺得還不錯，也懇請花 30 秒幫我們留一則評價：[連結]。您的一句話，對我們這種小店真的幫助很大 🙏
[你的名字／店名]
以上 12 種涵蓋了大部分做生意會用到的信。真正的麻煩往往是：客人換個問法，範本就接不住，你還是得自己讀、自己判斷、自己改。
與其套範本，不如讓 AI 直接讀懂來信、幫你擬好回覆
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