対応できないご要望を丁寧にお断りする例文
この文面を使う場面
ご要望が対応範囲外である、または品質を担保できない場合です。お引き受けするほうが高くつくことが多く、うまくできなかった案件はクレームや低評価として戻ってきます。
返信例文（そのままコピーできます）
対応できないご依頼をお断りする
お声がけいただき、ありがとうございます。
ただ、[ご依頼内容] につきましては弊社では十分な品質でお応えできかねます。お引き受けしてご期待に沿えないより、正直に申し上げるべきと考えました。
[代替案があれば] こうしたご依頼でしたら、[方向性] のほうが適しているかと存じます。
[自社の得意分野] の際は、ぜひまたお声がけくださいませ。
よくある失敗
失礼にならないよう曖昧にお受けしてしまうこと（「できるか確認してみます」）です。お客様は可能性があると受け取られ、後からお断りすると落差が大きくなります。お断りはその場で明確に。曖昧な善意のほうが、結果的に損害になります。
状況が違う場合の書き換え
対応できる相手をご存じであれば、ご紹介してください。お断りのなかで最も加点になる部分です。お客様の課題は解決され、ただそれが自社ではなかった、という形になります。助けてもらったことは記憶に残り、自社の得意分野のご要望があれば戻ってこられます。
送信したあと
お断りに、自社ができることを一行添えてください。お客様は対応範囲の境界をご存じないことが多く、その一文が別のご依頼につながることがあります。
メッセージを見張らなくていい
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