丁寧にお断りするメールの例文（関係を損なわない書き方）
この文面を使う場面
ご予算が原価に見合わない、納期が確保できない、あるいは自社の得意分野ではない場合です。お断りは損失ではありません。品質を担保できない案件をお引き受けするほうが、結果的に高くつきます。
例文（そのままコピーできます）
丁寧なお断り
件名：[案件名]の件（ご返信）
[会社名]
[お名前]様
いつもお世話になっております。[自社名]の[担当者名]でございます。
このたびはお声がけいただき、また詳しくご説明いただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、今回のご要望につきましては、弊社が現在お引き受けできる条件と合わないため、お受けいたしかねる結果となりました。ご期待に沿えず、申し訳ございません。
またの機会がございましたら、ぜひご一緒させていただければ幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
[署名]
よくある失敗
理由を書きすぎることです。理由を並べると「交渉の余地がある」と受け取られ、値引きや納期の再調整の話が始まってしまいます。大切なのは明確かつ簡潔であること。「今回はお受けいたしかねます」の一文のほうが、三段落の説明より覆されにくくなります。
状況が違う場合の書き換え
本当はお引き受けしたいが条件だけが合わない場合は、お断りではなく「条件付きのご提案」に変えてください。「この納期では品質を保証しかねますが、○月まで延ばしていただけるのであれば、ぜひお引き受けしたく存じます」——判断を相手にお返しする形になります。
送信したあと
お断りしたあと、より適した相手をご存じであればご紹介ください。これは想像以上に返ってきます。紹介された側も、お断りしたお客様も、その対応を覚えているものです。
この文章、ご自身で打つ必要はありません
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